Kortlagning færni | toolbox-is

Æfing: Kortlagning færni -

Vinnustofa fyrir starfsmenn og stjórnendur

Skilgreina má þá færni sem starfsmenn búa yfir og þá færni sem fyrirtækið þarfnast í framtíðinni með því að kortleggja hana. Kortlagningunni má stjórna með ferli þar sem starfmenn undir leiðsögn stjórnenda fara vandlega yfir markmið fyrirtækisins og þá færni sem nauðsynleg er til þess að ná markmiðunum. Ferlið veitir fyrirtækinu dýrmæta þekkingu um færni hvers starfsmanns og um leið þekkingu á hugsanlegu misræmi á milli þeirrar færni sem fyrir er og þeirrar sem þörf er fyrir. Þegar best tekst til, getur kortlagningin gagnast sem grundvöllur fyrir þróun á færni einstaklinga, hópa og fyrirtækisins í heild.

Heimild: Oulu símenntunarmiðstöðin í Finnlandi.

Lærdómur / hæfniviðmið

Að lokinni æfingunni verða þátttakendur færir um að:

Greina og kortleggja færni sína og þá færni sem aðrir starfsmenn búa yfir.
Greina og kortleggja þörf vinnustaðarins / fyrirtækisins fyrir færni í framtíðinni.
Lýsa færni sem nauðsynleg er fyrir þróun í framtíðinni.
Vinna með fyrirtækinu að þróun greindra þarfa fyrir færni í náinni framtíð.

Um æfinguna

Þetta er dæmi um ferli þar sem sjónum er beint að stjórnun færni og kortlagningu hennar. Verkfæri sem aðstoðar stjórnendur fyrirtækja við að kortleggja færni starfsmanna. Meginmarkmiðið er að greina kjarnafærni starfsmanna fyrirtækisins og komast að afstöðu framkvæmdastjórnar og stjórnenda til framtíðar fyrirtækisins. Í ferlinu gefst hverjum starfsmanni tækifæri til þess að skapa færnikort.

Stjórnun færni á við um allt starf innan fyrirtækis sem miðar að þróun, endurnýjun og öflun færni sem stefna fyrirtækisins gerir kröfur um. Færnistjórnun krefst áætlana, skilgreininga, þróunar og mats, þar sem fyrirtækið verður að leggja mat á núverandi stöðu og koma orðum að framtíðarmarkmiðum.

Skilgreina má núverandi færni og framtíðarfærni fyrirtækisins með kortlagningu. Henni má stýra með ferli þar sem starfsmenn, undir leiðsögn yfirmanna sinna, fara yfir framtíðarmarkmið og þá færni sem nauðsynleg er til þess að mæta þeim. Síðan er núverandi staða færni starfsmanna borin saman við framtíðarfærni fyrirtækisins. Með þekkingunni sem fékkst við kortlagningu á færni er hægt að skipuleggja og stýra færniþróun einstakra starfsmanna og skipulagsheilda innan fyrirtækisins. Á þann hátt má tryggja að þróun færni með ákveðnum aðferðum, eins og þjálfun eða vinnuskiptum, verða ekki tilviljanakenndar, heldur byggðar á þörfum sem hafa verið greindar til þess styrkja starfsemi og samkeppnishæfni fyrirtækisins.

Fyrirtæki geta séð sjálf um kortlagningu færni eða ráðið utanaðkomandi sérfræðinga eins og ráðgjafa eða fullorðinsfræðsluaðila. Í litlum fyrirtækjum má kortleggja færni á tiltölulega einfaldan hátt með því að nota Excel-skjal, vefkönnun eða önnur sambærileg verkfæri.

Stór fyrirtæki nota oftar en ekki verkfæri sem eru samhæfð mannauðsstjórnun og færniþróunarkerfum eins og Elbit HR í Finnlandi eða SUM (Strategisk udvekling av medarbejdere í Danmörku, sem útleggst á íslensku sem Stefnumiðuð þróun starfsfólks). Reynslan sýnir að flestum fyrirtækjum er annt um að kortleggja færni starfsmanna sinna, en innan margra þeirra er skortur á kerfisbundinni stjórnun færni og þróunarferla.

Instructions

1. Skref

Hefjist handa með hópi starfsmanna, eða teymi, sem sinna líkum störfum og sjá um áþekk verkefni. Hvetjið þá og gerið þeim kleift að hugsa og tala almennt um færni sína. Leggið áherslu á að verkefnið varði hvorki laun né útvistun. Ræðið um kortlagningu á færni, um hvað hún snýst og hvernig hún geti hjálpað þátttakendum í framtíðinni: þeir verði hæfir um að íhuga, ígrunda og bera kennsl á sjálfa sig og færni sína í vinnunni, sameiginlega færni teyma sem þeir tilheyra og jafnframt að dulin færni verði öðrum í fyrirtækinu ljós þar með talið stjórnendum. Afleiðingar sem þetta hefur á feril þeirra verða augljósar.

Biðjið fólk í hópnum um að skrifa, hver fyrir sig, niður alla færni sína: á einn „post-it“ miða. Að endingu mun hver og einn hafa hrúgu af post-it miðum. Þá eru allir beðnir um að líma miðana sína á vegginn. Sem hópur munu þátttakendur hefjast handa við að skapa kort yfir alla þá færni sem skrifuð hefur verið á post-it miðana. Þegar kortið er tilbúið, biðjið þá um að gaumgæfa það enn einu sinni:

Er þetta skilgreining á færni þeirra í vinnunni?
Gæti verið að hlutar færninnar væru þess háttar sem þeir gætu/vildu nýta í vinnunni ef þörf væri á?

Síðan er hægt að stýra hugarflæði um hvaða færni er þörf fyrir í framtíðinni og skrá hana niður – oftar en ekki eru sérfræðingar fyrirtækisins betur meðvitaðir um þessa þörf en stjórnendur þess!

Skráðu kortlagninguna, sem stjórnandi ferlisins, áður en þú fjarlægir post-it miðana af veggnum.

2. Skref
Skipuleggið vinnustofu fyrir stjórnendur og framkvæmdastjórn, eða fyrir þá sem bera ábyrgð á stefnumótun fyrirtækisins. Beitið sömu post-it miða tækni – eða einhverri annarri aðferð (framtíðar endurminningum, náms cafe eða annars konar þátttökumiðuðum aðferðum), til þess að komast að framtíðarsýn þeirra fyrir fyrirtækið (til 3 - 6 ára fram í tímann). Hvers konar færni verður þörf fyrir í fyrirtækinu til þess að það blómstri? Skráið framtíðarsýnina og sérhæfða færni sem þörf er fyrir.

3. Skref

Biðjið stjórnendur og framkvæmdastjórn um að fara yfir kortlagninguna sem starfmennirnir gerðu. Er hún raunhæf? Vantar einhverja þætti? Sameinið kort starfsmannanna við kortið um færniþarfir framtíðarinnar sem stjórnendur sköpuðu. Er öll mikilvæg færni skráð??

4. Skref
Skilgreinið mælikvarða með tölustöfum (1-4, 1-5) fyrir hvert hæfniviðmið og einstaklingsbundna hæfni ásamt stjórnendum. Ákveðið hvaða verkfæri hentar best (excel-skjal, vefkönnun eða önnur álíka verkfæri).

5. Skref

Biðjið starfsmenn um að svara könnuninni, kortlagning á hæfni.

6. Skref

Biðjið hvern verkstjóra að kanna færnikort hvers starfsmanns fyrir sig.

7. Skref

Undirbúið fyrirtækið undir að notfæra sér niðurstöðurnar. Skipuleggja þarf fræðslu og aðrar aðferðir til þróunar á færni.

In Finland, Heljä Hätönen has worked for a long time with companies' processes of competence development. In this picture you can find her view of the elements of competence development and how competence mapping is the foundation for all developmental plans. Click the picture to enlarge it (PDF).

NEXT TOOL

previous tool

back to the list of tools